Оптимизация работы ресторана

Кризисные ситуации в ресторанном бизнесе непременно возникали и будут возникать всегда, так же как и рестораны, кафе и бары никогда не исчезнут. Ковид, специальные военные операции, мобилизация, «охлаждение» внешней политики страны – все эти новости шокируют.

В такие времена гости импульсно ограничивают свои расходы и просто перестают посещать заведения. Яркий пример: в 2022 году значимая часть платежеспособной аудитории вообще покинула страну, в результате чего индустрия питания столкнулась с дополнительным оттоком посетителей. Зарубежные поставщики и производители вынуждены были повысить цены из-за проблем с логистикой. Несмотря на то, что кризисов в ресторанном бизнесе было уже довольно много, этот вызов явился чем-то уникальным – тем, с чем ранее рестораторы не сталкивались.

В диалогах про «оптимизацию» расходов и «улучшение показателей» в предприятии ресторанной индустрии часто имеется в виду снижение издержек во всех возможных аспектах. Однако, надо понимать, что сокращение расходов и оптимизация расходов — это две разные истории. Просто взять и сократить штат, уменьшить фонд зарплаты, начать закупать более дешевые продукты – это путь в никуда и, мягко говоря, неэффективная стратегия для бизнеса, которая приведет в тупик. Купить роботов вместо сотрудников – это, пожалуй, станет возможным только в будущем. Изменения в работу нужно сначала тщательно спланировать, а потом пошагово вводить, не слишком торопясь, но и не простаивая зря.

Давайте рассмотрим некоторые методы оптимизации работы заведения общепита в кризис.

Оснащение кухни

Проанализируйте кухню, пересмотрите технологические карты: уменьшите вес неключевых ингредиентов в ТТК блюдах, удалите/сократите экзотические украшения. Усильте контроль за сроками хранения, маркировки. Научите сотрудников кухни принципу «первый на входе, первый на выходе».

Оптимизируйте заготовку, рассчитав количество необходимых полуфабрикатов. Уберите из меню сложные блюда или максимально разложите блюда на полуфабрикаты и заготовки и используйте это в работе. Конечно, это нормально, что каждый день количество заготовок по станциями нужно проверять. Ваша задача – максимально стандартизировать производство.

Вытащите шеф-повара и су-шефов из горячего цеха, где они стоят и сами готовят блюда. Выведите их на общее регулирование производственного процесса. Они должны управлять – управлять персоналом и процессами, а не одним своим горячим цехом, не понимая в этот момент, что происходит в других цехах.

Подумайте — не нужно ли увеличить количество посуды и инвентаря. Повара не должны ждать кухонных работников, когда те в бешеном темпе моют недостающие тарелки или дефицитные сковородки. В этом случае не совсем понятна логика — собственник инвестировал миллионы в создание кухни общепита (в пищеблок), а сейчас — из-за недоинвестирования в размере нескольких десятков тысяч — кухня работает с перебоями. Это уже не назовёшь словом оптимизация …

Изучите структуру реализации – сколько выручки и прибыли приносит бар, а сколько кухня. Каково их процентное соотношение? Возможно, если бар приносит больше денег, чем вы рассчитывали изначально, при открытии. Тогда может быть стоит переформатироваться из кафе в бар? Уйти от формата кондитерской в формат чистой кофейни? Сейчас, когда наш рынок покинуть иностранные компании, более популярными становятся заведения с простыми и прозрачными концепциями и преимущественно недорогим форматом.

Оптимизация арендной платы

Конечно, ни один арендодатель по своей инициативе не предложит вам временные преференции по арендной плате, пока вы сами не начнёте этот разговор. Всё равно большинство арендодателей – разумные люди и тоже предприниматели. Они понимают, что самое страшное в арендном бизнесе, — это когда твоё помещение простаивает, и за него в данный момент никто не платит ни копейки. А эксплуатационные расходы и расходы на капитальный ремонт никто не отменял. Вы можете обсудить с арендодателем следующие варианты и возможности:

арендные каникулы
рассрочка либо отсрочка платежей
временное снижение ставки
изменение порядка начисления арендной платы – например, перейти на фикс + % от выручки

Еще раз пересмотрите договор аренды вместе с вашим юристом — возможно, это даст вам почву для переговорных гипотез.

Автоматизация маркетинга и бизнес-процессов

Сейчас в отрасли уже довольно много IT-разработок, которые позволяют частично автоматизировать бизнес-процессы. CRM-системы для выдачи электронных карт гостям, формирования базы клиентов и последующей коммуникации с гостями. Вы можете автоматизировать такие процессы, как приветственный бонус, выдача карт по дружеской рекомендации, использовать wifi-радар для сбора базы. Уже сегодня вы можете реализовывать автоматические цепочки касаний отдельных сегментов вашей гостевой базы с целью реализации определённых сценариев, например, «реанимации» гостя. Также, если база гостей составляет уже более, пожалуй, двух-трёх тысяч человек, становится эффективным проведение RFM-анализа с выделением сегментов аудитории и целенаправленной работе с каждым сегментом, также частично автоматическим. (Всё вышесказанное можем обсудить на консультации – обращайтесь в офис; цена вопроса — ноль рублей).

Не забывайте про автоматизацию процессов. Всё, что подлежит автоматизации, и должно быть автоматизировано. Это, кроме маркетинга, — размещение заказов, управление запасами, обработка платежей. Сбор электронных адресов с помощью pop-up формы на сайте, чат-боты, которые отвечают в мессенджерах на стандартные вопросы о часах работы или резервировании столиков, приём брони через сайт и социальные сети. Можно продолжить этот ряд.

Маркетинг

Какова основная функция маркетинга? – Увеличивать посещаемость. Что в маркетинге нужно делать в первую очередь? — Начать считать конверсию рекламных каналов, если вы этого ещё не делали. Когда у вас появляется новый рекламный канал – будь это таргетированная реклама в определённой социальной сети, объявления в лифтах со встроенным инструментом подсчёта конверсии или промоутеры непосредственно у заведения – вы должны чётко знать эффективность каждого канала. То есть посчитанный ROI этого канала. Если даже канал приносит какой-то поток клиентов, но не приносит прибыли – тогда зачем он нужен? Просто как упоминание о том, что есть вот такое заведение? Вряд ли.

Не забывайте о такие замечательных людях, как лидеры мнений. Этих микроблогеров в вашем городе нужно «знать в лицо». Даже не имея огромного количества подписчиков, как федеральные гиганты, они могут принести реальную пользу для вашего бизнеса, распространяя нужную информацию среди своих. А вот их «свои» — это прямо настоящие «свои», которых может быть тысяча-две-три, но они читают этот интересный для них канал практически ежедневно.

С помощью инфлюенсеров можно выйти и на новую для вас аудиторию, чтобы привлечь больше клиентов, провести, таким образом, небольшую «перезагрузку».

Совместный маркетинг или кросс-маркетинг. Это когда у вас и у, например, фитнесс-центра одна целевая аудитория, вы друг с другом не конкурируете, а, наоборот, можете проводить совместные акции. Начиная с банального — «пристроить» у партнеров флаера со скидками до продуманных совместных мероприятий с общим бюджетом и программой. В нашей практике был такой кейс: владелец кафе здорового питания передал своему товарищу – владельцу фитнесс-центра свои флаера или купоны (эх, не нравится нам это слово – «купоны» — из-за связи с купонаторами – ярким примером ненужного маркетинга) – ладно, купоны, — на 500 рублей и попросил бесплатно раздать их своим VIP-клиентам. При том, что средний чек в кафе был около тысячи рублей. Гости, после личной рекомендации хозяина клуба, с удовольствием воспользовались купоном, а некоторые стали ходить туда два-три раза в месяц. Хозяин центра сделал им маленький приятный подарок, что увеличило лояльность базы, а владелец кафе получил платящего лида даже не за 500, а примерно за 150 рублей (вычитаем себестоимость!). И теперь этот лид придёт к нему – не забываем — несколько раз, поскольку клиентская LIFE TIME VALUE в ресторанном бизнесе может достигать и пять, и десять, и тридцать тысяч рублей в разных проектах. Получается очень выгодно. Способствует росту бизнеса!

Режьте косты

Откажитесь от печатной продукции. Цифровые панели, QR-коды для демонстрации меню позволяют экономить и на персонале, и на дорогостоящей печати. Всю внутреннюю рекламу

Можно размещать не на столах, а на других носителях информации, например, телевизорах, которые по факты можно превратить в «билборды» для рекламы новинок меню и событий.

Ивенты. Если вы ещё не анонсируете мероприятия среди своей аудитории, срочно начните это делать). Ведь это прекрасно, когда есть более-менее стоящий инфоповод, с которым можно ознакомить гостей. Некоторые высасывают его из пальца, чтобы отправить очередное сообщение гостю, что уже похоже на спам. Не занимайтесь спамом, уважаемые рестораторы! Будьте по-настоящему интересны своим гостям, тогда они вас тоже искренне полюбят.

Тщательно анализируйте операционные расходы, которых не избежать, тоже и старайтесь их «порезать». Если это выгодно, возьмите и поменяйте режим работы. Ваше заведение работает с утра, но на завтраки приходит лишь пара человек? Тогда работаем с двенадцати! Этот шаг, как вы понимаете, существенно отразится на общей сумме зарплаты в лучшую для ресторатора сторону. Возможно, можно аккуратно сократить штат. Например, на дублирующих должностях.

Совет банальный, но проведите мониторинг рынок насчёт новых поставщиков. В кризис не только сокращается потребление, но и происходит разрыв логистических цепочек, например, из-за санкций. Поэтому иногда это вынужденная мера – поиск новых поставщиков основных позиций. Используйте локальные продукты. С фермерами сложнее выстроить отношения, нужно тратить время на поддержание этих каналов поставок, но эти усилия и закупки окупаются сторицей. Переход на сезонные продукты местного производства очень выгоден с точки зрения сокращения расходов. У сезонных продуктов и вкус лучше, однако, качество может быть нестабильно.

Расходы на электроэнергию тоже можно сокращать. Можно перейти на флуоресцентные или LED-лампы, можно пересмотреть график работы оборудования, а можно минимизировать тариф и получить деньги обратно с сетевой компании (мы знаем как – позвоните в офис).

Пожалуй, во время кризиса, придётся временно отказаться от новых проектов. Это не время экспериментов, поскольку сложно предсказать потребительское поведение, а значит легко можно потерять инвестиции. Кризис — это время для оптимизации существующих процессов, для небольшой перезагрузки.

Индустрия питания всегда не только страдает от очередного кризиса первой, но и первой выходит из него.

Статьи Михаила Кандаурова про эффективную кухню

Стандартизация

Кухня – это небольшое, но всё-таки производство. Сродни заводу. Этакий маленький завод по производству кулинарной продукции. И, как любое производство, требует к себе системного подхода.
А это значит, что чем лучше у вас на кухне технологический процесс разбит на составляющие и стандартизирован, тем меньше будет потерь – потерь времени, продуктов и, в конечном счете, денег. И тем лучше будет результат – в виде гостей, довольных качеством «выпускаемой продукции» и небольшим периодом ожидания этой самой продукции.
Чёткий тайминг выдачи блюд – одно из существенных требований к современному успешному ресторану. 10-15 минут на салат, 25 минут – на горячее – это то время, которое ресторатор может позволить себе потратить на доставку продукции конечному пользователю, особенно жителю мегаполиса. И не больше, иначе гости могут «проголосовать» ногами, благо конкурентов вокруг – достаточно.
Чтобы достигнуть таких нормативов, шеф-повар должен провести большую работу. Создавая меню, подходить к процессу технологично, формируя конечный продукт из заранее подготовленных составляющих — полуфабрикатов. А линейные повара, в зависимости от масштаба ресторана, могут выполнять более узкий или более широкий спектр операций по обработке продуктов и полуфабрикатов. Как на конвейере.
Стандартизация и оптимизация помогает и в учете. В каждой программе учета – будь то IIKO или старый добрый Store House – есть справочники продуктов, полуфабрикатов и готовых блюд. Сделал полуфабрикат на производстве – создай его электронную копию и внеси в справочники. К слову, дефростированное мясо – это уже полуфабрикат. А зачищенное мясо – это уже полуфабрикат полуфабриката. И тому подобное. И, если какое-нибудь горячее блюдо у вас в программе учета в итоге более, чем наполовину, состоит из много раз упомянутых полуфабрикатов, то это здорово. Значит, над стандартизацией кухни кто-то неплохо потрудился.

Новые технологии

Вакуумирование, шоковая заморозка, су-вид – без этих технологий современная кухня уже немыслима. К сожалению, они еще не так широко распространены, особенно вне мегаполисов, и кухни многих кафе и ресторанов пока работают неэффективно, отпуская каждое блюдо «из-под ножа». А в этом случае гость рискует «нарваться» на то, что разные смены поваров выдают одно и то же блюдо, приготовленное по-разному. Но, например, при использовании технологии су-вид такое просто невозможно.
В этом случае, как известно, продукт вакуумируется и помещается в водяную баню для медленного приготовления в течение нескольких часов. При этом на термостате температура выставляется с точностью до одной десятой градуса. Надо отметить, что в этом случае точная регуляция температуры очень важна. Колебания температуры в один-два градуса существенно сказываются на структуре и вкусе. Поэтому, если вы только начинаете использовать су-вид, надо либо знать рецепт, либо продолжать экспериментировать, «переваривая» килограммы сырья.
Что ещё нам нравится в су-вид, это то, что технология «позволяет повару ошибаться». При традиционной готовке блюда надо постоянно отвлекаться от других мелких дел и помнить о нём – чтобы не «передержать». В су-вид вкус продукта в зависимости от времени прекращения нагрева будет, конечно, различаться, но безнадежно испортить блюдо — невозможно. Меньше потерь – меньше списаний.
Су-вид полезен и для стейк-хауса: при определенном количестве экспериментов с помощью су-вид можно приготовить мясо любой степени прожарки. И степень эта будет точно соответствовать желаемой. Особенно впечатляет, что поверхность мяса или рыбы и его сердцевина получаются абсолютно одинаковыми по степени готовности. Всегда стандартное качество. Кроме того, в вакууме полностью сохраняется истинный вкус продукта. Теперь ситуация, описанная несколькими абзацами выше, не повторится — разные смены могут выдавать одинаково вкусные, идеально приготовленные блюда.
Стейк заранее готовится и отправляется на хранение. А потом регенерировать и выдать его может простой «повар-оператор», с минимальной квалификацией. В этот момент присутствие шефа на кухне и не требуется. А качество остается на должном уровне.
Всё вышеописанное и есть, на наш взгляд, стандартизация, или, другими словами, рестарт вашей кухни на современный лад.

С уважением к Вам и Вашему бизнесу, Михаил Кандауров